Digitalizacja i cyfryzacja to obszary działań, które często są mylone i uznawane za te same pod względem znaczeniowym. W rzeczywistości oznaczają dwa odrębne procesy, jednak ściśle ze sobą powiązane. Jakie są różnice między digitalizacją a cyfryzacją? Odpowiadam.
Pojęcie digitalizacji zaczęło pojawiać się wraz z nadejściem czwartej rewolucji przemysłowej. Dostosowanie firm i instytucji publicznych do modelu zgodnego z Przemysłem 4.0 pozwala nadążyć za dynamicznie zmieniającymi się potrzebami konsumentów. Nie inaczej jest z cyfryzacją, a wyniki badań rynkowych jasno pokazują, że firmy znają i coraz chętniej spoglądają w stronę cyfrowej transformacji.
Digitalizacja a cyfryzacja
Trudno tak naprawdę o jednoznaczną definicję tych dwóch słów. Najprościej rzecz ujmując, digitalizacja to seria czynności polegających na przekształcaniu dotychczas analogowych zasobów na cyfrowe odpowiedniki. Z kolei jak odpowiedzieć na pytanie: „co to cyfryzacja”? To kompleksowy, całościowy proces wdrażania, a następnie wykorzystywania technologii cyfrowych. Digitalizacja więc jest jednym z elementów cyfryzacji, a finalnym efektem działań jest cyfryzacja.
Istnieją znaczące różnice między digitalizacją a cyfryzacją, jednak jedno i drugie ma ze sobą wiele wspólnego, a bez digitalizacji cyfryzacja nie ma prawa się udać. Jeśli firma nie zadba o właściwe przeprowadzenie procesu digitalizacji, a zainwestuje w najnowocześniejsze rozwiązania cyfrowe może okazać się, że nie osiągnie oczekiwanego efektu.
Digitalizacja w praktyce
Najprościej wytłumaczyć, co to znaczy digitalizacja, na przykładzie archiwów ze stosem teczek i pudeł z ogromną ilością danych. Proces digitalizacji polega na przygotowaniu i uporządkowaniu dokumentów, następnie dokonaniu konwersji cyfrowej, by na końcu udostępnić użytkownikom dokumenty w formie cyfrowej. Digitalizacja to wierne cyfrowe odwzorowanie dokumentów w wersji spisanej wraz z dodaniem do nich tzw. metadanych. Dzięki temu archiwa są uporządkowane i zabezpieczone, a ryzyko zgubienia jakiegoś dokumentu jest bardzo niewielkie.
Cyfryzacja – przykłady
Digitalizacja stanowi jedynie element szeroko pojętego procesu cyfryzacji. A ten najczęściej przebiega wieloetapowo: elementy większej całości (projektu) są wdrażane sukcesywnie przy jednoczesnym rozwijaniu kolejnych, aż do pełnego przejścia na prowadzenie postępowań administracyjnych w formie cyfrowej. Udostępnienie e-usług publicznych staje się możliwe i skutecznie realizowane dzięki integracji systemów i rejestrów administracji publicznej, co wraz z zapewnieniem tożsamości cyfrowej stanowi o szerokiej skali i dużym tempie rozwoju w tym zakresie.
Na przestrzeni ostatnich lat obserwujemy intensywny postęp cyfryzacji, czego przykładem mogą być procesy administracyjne. Opracowywane i sukcesywnie rozwijane są platformy wymiany danych zarówno w obszarach związanych z załatwianiem spraw urzędowych, jak i dedykowane portale jednostek publicznych pozwalające na dostęp do materiałów w postaci cyfrowej.
Przykładem cyfryzacji może być uruchomiony w 2020 roku serwis e-Budownictwo, przy wykorzystaniu którego obywatele mogą generować przez Internet wnioski składane w procesie budowlanym, a od lipca 2021 r. możliwe jest również złożenie online wniosków z projektem budowlanym w formie cyfrowej.
Digitalizacja i cyfryzacja – przenikające się wzajemnie procesy
Pozyskanie w zakresie całego procesu – czy to inwestycyjno-budowlanego czy też dotyczącego innej sfery spraw obywatelskich, niezbędnych dokumentów w formacie cyfrowym – jest swoistego rodzaju przykładem digitalizacji, która stanowi nieodzowny element większej całości.
Do pełnego wprowadzenia procesu cyfryzacji potrzebne są więc sprawnie działające systemy, które staną się podstawowym narzędziem pracy po stronie organów administracyjnych oraz odpowiednia infrastruktura. Może to być np. wirtualna infrastruktura sprzętowa udostępniana w ramach usługi PaaS, zapewniająca niezbędną moc obliczeniową oraz odpowiedni poziom bezpieczeństwa teleinformatycznego.
Wdrażanie i udostępnianie systemów dla realizacji usług cyfrowych niewątpliwie zwiększa efektywność pracy i usprawnia przepływ oraz realizację procesów. Dodatkowo korzyścią jest odchodzenie od archiwizowania dokumentacji tradycyjnej, co jak dotąd wymagało dużych nakładów na jej przepływ i przechowywanie.