W dzisiejszym świecie biznesu istnieje bardzo wiele metod optymalizacji procesów, które są istotnym elementem osiągnięcia i utrzymania wysokiej konkurencyjności firm na rynku – niezależnie od branży czy sektora gospodarki. Jak uzyskać maksymalną efektywność w obszarach takich jak oszczędność czasu, minimalizacja kosztów, jakość, bezpieczeństwo czy transparentność? Procedury to jedno z narzędzi, dzięki któremu firmy mogą lepiej realizować swoje założone cele.
Procedury w firmie
Procedura to opis ustalonego sposobu prowadzenia działania czy procesu. Wskazuje się w niej osoby odpowiedzialne za wykonanie zadań, określa się stosowne role oraz uprawnienia i zakres odpowiedzialności.
Dokument taki zazwyczaj przedstawia:
- co trzeba zrobić,
- kto, ewentualnie kiedy i w jakim czasie ma to zrobić,
- jak to ma być zrobione.
W formie procedury możemy opisywać działania, które dotyczą różnych stanowisk i szczebli w organizacji. Dokumenty tego typu powinny być tak napisane, aby nawet niedoświadczona osoba mogła wykonać zadanie (w przypadku najprostszych, powtarzalnych prac). Są niezwykle pomocne także przy wykonywaniu skomplikowanych działań, wykonywanych przez wysoce wykwalifikowaną kadrę, gdzie ryzyko popełnienia błędu jest duże i może narazić firmę na ogromne straty finansowe i wizerunkowe.
Korzyści z posiadania procedur, dokonywania ich systematycznego przeglądu oraz aktualizowania
- Minimalizowanie, a nawet redukowanie do zera ryzyka popełnienia błędów
- Minimalizowanie strat i ryzyka utraty zaufania klientów
- Zwiększenie efektywności realizowanych działań, oszczędność czasu
- Posiadanie bazy do analizy i modelowania procesów biznesowych
- Udoskonalanie zarządzania procesami biznesowymi
- Uporządkowanie organizacji pracy w firmie
- Tworzenie bazy wiedzy, bardziej efektywne szkolenia nowych pracowników
- Pozytywny wpływ na kształtowanie kultury organizacyjnej
Przeciwdziałanie oporowi przed zmianami
Dlaczego zatem większość przedsiębiorców nie pisze procedur w ogóle? Badania pokazują, że tłumaczą to głównie brakiem czasu. I tutaj koło się zamyka – brak procedur, które powinny usprawnić realizację różnych zadań w firmie, minimalizować ryzyko popełniania błędów i tym samym poświęcenia czasami wielu godzin na ich naprawę, jest czynnikiem hamującym optymalizację procesów biznesowych. Zamiast iść w kierunku rozwoju firmy – przedsiębiorcy często „gaszą pożary”, przesuwają terminy realizacji usług, tracąc na jakości i obniżając własną efektywność operacyjną.
Zdarza się, że przedsiębiorcy traktują pisanie procedur jako niepotrzebną biurokrację i robią to tylko po to, aby uzyskać potrzebne do niektórych przetargów certyfikaty, np. ISO 9001 czy 27001. Zapominają, że przecież procedury przedstawiają jasne wytyczne i najlepsze metody wykonywania pracy – są oparte na standardach płynących z wiedzy i doświadczenia pracowników. Nie są więc zbędnym balastem, ale czymś, co ułatwia życie.
Wiele firm ma inny problem – brak pracowników, którzy posiadają odpowiednie kompetencje, aby takie dokumenty napisać – choć nie zmienia to faktu, że posiadanie nawet nieidealnych pod względem językowym czy szaty graficznej procedur jest znacznie lepsze niż działanie bez nich.
Niektórzy przedsiębiorcy z kolei uważają, że wykonywany przez nich rodzaj działalności jest zbyt twórczy i kreatywny, aby wkładać go w ramy procedur. To również błędne, wynikające często z niewiedzy i oporu przed zmianami założenie. W każdej pracy znajdziemy bowiem obszary, które można, a nawet powinno się opisać procedurami, by wyeliminować ryzyko pomyłek czy tworzyć oraz aktualizować bazę know-how. Co więcej, działanie zgodne z procedurami nie powoduje, że praca staje się nudna i pozbawiona pierwiastka kreatywności – zawsze jest miejsce na ciągłe udoskonalanie procesów i wdrażanie zmian w procedurach oraz w samej pracy, którą wykonujemy!
Rola procedur i procesów a usługi cloud computingu
Zmiana postrzegania roli procedur w firmie, zarówno przez właścicieli przedsiębiorstw jak i przez pracowników, a także mądre przeciwdziałanie oporowi przed ich pisaniem i wdrożeniem to kluczowe czynniki sukcesu w drodze do optymalizacji procesów i kształtowania pożądanej kultury organizacyjnej.
W Polcom procedury pełnią istotną rolę – doskonale wiemy, że bez wypracowanych standardów bardzo trudno byłoby wytworzyć wysoką jakość procesów i świadczyć usługi, np. cloud computingu, na najwyższym poziomie. Korzystając z procedur działamy sprawnie, minimalizujemy ryzyko pomyłek i postępujemy wg najlepszych międzynarodowych standardów. To właśnie m.in. dzięki stworzeniu i systematycznemu udoskonalaniu specjalistycznej bazy wiedzy w Polcom, złożonej z dokumentów w zakresie bezpieczeństwa i jakości, a także procedur operacyjnych, wykorzystywanych przez poszczególne działy (w obszarze IT, utrzymania infrastruktury data center, logistyki, handlu czy finansów) możemy w sposób profesjonalny i bardziej efektywny spełniać oczekiwania klientów oraz realizować strategię rozwoju biznesu.