Audyty wewnętrzne i ich rola w doskonaleniu procesów oraz zapewnieniu bezpieczeństwa informacji

Audyty wewnętrzne a standardy ISO 27001 i 9001 

Zgodnie z wytycznymi norm ISO 27001 (w obszarze zarządzania bezpieczeństwem informacji) oraz ISO 9001 (w obszarze zarządzania jakością) organizacja powinna przeprowadzać audyty wewnętrzne celem dostarczenia informacji na temat tego, czy system jest:

• zgodny z wymaganiami ww. międzynarodowych norm i dodatkowo z wewnętrznymi ustaleniami kierownictwa danej jednostki w tych obszarach,
• skutecznie wdrożony i efektywnie utrzymywany.

W dobie rosnących zagrożeń cyberprzestępstwami szczególnie istotne jest to, aby organizacje utrzymywały programy audytów, dbając o zaplanowanie ich w odpowiednich odstępach czasu, określenie zakresu odpowiedzialności i właściwe raportowanie. Programy takie powinny uwzględniać znaczenie procesów w danej organizacji oraz wyniki z poprzednich audytów. Ważne jest również wzięcie pod uwagę aktualnej sytuacji geopolitycznej, związanej obecnie m.in. z wojną w Ukrainie i jej możliwymi konsekwencjami dla funkcjonowania firm i instytucji.

Dobrze przygotowany i  przeprowadzony audyt wewnętrzny cechuje się ponadto poniższymi atrybutami:

• precyzyjnie zdefiniowane kryteria i zakres audytu,
• wybór kompetentnego audytora/audytorów, którzy potrafią zapewnić obiektywność i bezstronność w procesie audytowym,
• udokumentowanie i przechowywanie informacji jako dowodów z realizacji programu audytów i ich wyników,
• zaprezentowanie wyników audytów właściwym członkom kierownictwa.

Aby organizacja w pełni skorzystała z przeprowadzonego audytu, powinna również zadbać o niezwłoczną realizację działań korygujących i korekcyjnych, określonych w raporcie z danego audytu. Praktyka pokazuje, że audyty wewnętrzne pobudzają także kreowanie, a następnie wdrażanie działań doskonalących, które z kolei pomagają usprawniać i zwiększać efektywność prowadzonych w organizacjach procesów. Co więcej – korzystnie oddziałują na jakość dostarczanych produktów i usług. Wypełnienie zaleceń poaudytowych ma często zbawienny wpływ na zapewnienie ciągłości działania przedsiębiorstw, gdyż usuwane zostają przyczyny i skutki zaistniałych nieprawidłowości, minimalizowane jest ryzyko wystąpienia naruszeń w przyszłości, co w konsekwencji stanowi jeden z czynników pozwalających chronić reputację i wizerunek organizacji.

Ważne jest pozytywne nastawienie pracowników!

W praktyce w wielu firmach czy instytucjach audyty wewnętrzne traktowane są przez kadrę jako zło konieczne. To duży błąd, wynikający głównie z nieodpowiedniego przeszkolenia i niezrozumienia przez pracowników pozytywnej roli audytów w rozwoju zarówno organizacji, jak i ludzkich kompetencji. Czasami pokutuje podejście, że audyt to kontrola, która ma na celu wytknięcie pracownikowi błędów i pozbawienie go np. premii. Wynika to z niewiedzy – audyt wewnętrzny różni się bowiem od kontroli, ponieważ skupia się na poprawie skuteczności działań, ma charakter prewencyjny i jest oparty na standardach zawodowych oraz przepisach prawa. Podczas kontroli natomiast reaguje się na niepożądane zjawiska – jest ona dokonywana po fakcie, a osoba dająca zlecenie do jej przeprowadzenia wyznacza ścisły zakres działania. Kontrola ukierunkowana jest niejako na znalezienie winnego wystąpienia zauważonej nieprawidłowości. Dlatego tak ważne jest uświadamianie pracowników i tłumaczenie korzyści z przeprowadzania audytów wewnętrznych jako narzędzia, które służy doskonaleniu procesów, w których uczestniczą oraz daje im możliwość wykazania się wiedzą specjalistyczną, znajomością danego obszaru operacyjnego i podnoszenia kwalifikacji.

W kierunku efektywności i bezpieczeństwa

Pełnoskalowa agresja Federacji Rosyjskiej na Ukrainę i nasilone działania hybrydowe, w tym ataki w cyberprzestrzeni, stanowią poważne zagrożenie dla szeroko rozumianego bezpieczeństwa na świecie. Istotne jest zatem, aby zwłaszcza instytucje państwowe oraz firmy działające w obszarach szczególnie na nie narażonych (m.in. media, edukacja, siły zbrojne, finanse i bankowość, produkcja) wykorzystywały wszelkie możliwe środki, aby temu zapobiec. W omawianym kontekście ważną rolę w procesie zapewnienia bezpieczeństwa informacji w poszczególnych krajach i sektorach gospodarki pełnią centra przetwarzania danych takie jak ośrodki Polcom. Kładzie się w nich ogromny nacisk na wypełnienie restrykcyjnych wymogów wskazanych w międzynarodowych normach oraz stosowanie rozwiązań organizacyjnych i technicznych na najwyższym poziomie – używając do tego różnych narzędzi, w tym audytów wewnętrznych, które są pomocne w identyfikowaniu luk w zabezpieczeniach i ryzyka oraz w doskonaleniu procesów.

Bezpieczeństwo, zgodność, rozwój

Audyty wewnętrzne stanowią strategiczne narzędzie wspierające efektywność operacyjną oraz bezpieczeństwo. Dzięki nim firmy mogą nie tylko spełniać wymogi norm ISO 27001 i ISO 9001, ale także zyskać realną przewagę konkurencyjną poprzez identyfikację obszarów wymagających poprawy i wdrażanie działań doskonalących. W obliczu dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego oraz wzrostu zagrożeń w cyberprzestrzeni, ich znaczenie jest większe niż kiedykolwiek wcześniej.

Regularnie przeprowadzane audyty pozwalają ograniczyć ryzyko operacyjne, finansowe i reputacyjne, a także wspierają rozwój innowacyjnych procesów zwiększających jakość produktów i usług. Organizacje, które świadomie inwestują w takie działania, zyskują nie tylko wyższy poziom bezpieczeństwa, ale również większą wiarygodność w oczach klientów, partnerów biznesowych i regulatorów rynku.